當專案複雜度不高,參與的專案團隊成員也不複雜,我們便可以利用Project 2013專業版與SharePoint 或是Office 365進行工作清單的整合,如此一來,小組成員們便可以在雲端或是Microsoft Outlook 的電子郵件系統中進行任務進度的回報。

 

在進行任務同步時,Office 365 提供了工作清單(以條列式來顯示任務)或是專案清單(以甘特圖來顯示任務)的顯示方式呈現任務清單。

參與的團隊成員們只需登入到SharePoint 專案工作平台或是Office 365中,便可以透過瀏覽器進行工作進度的回報,我們可以透過各種瀏覽器,包含了:Internet Explorer以及Mozilla Firefox 、Safari 等,甚至還可以利用智慧型手機來進行工作進度的回報,不僅如此,小組成員們還可以把完成的文件或是需要討論的議題、風險等等都發佈並集中控管在SharePoint的專案工作平台中。

最後,當小組成員們回報工作進度時,專案經理便可以藉由Project專案版的與任務清單同步處理,即時掌握每個任務的工作進度。

或Office 365工作清單進行同步

要將專案任務同步到SharePoint或是Office 365 工作清單其方法為:

1.開啟一份已規劃好的專案。
2.接著由功能區[檔案]標籤中選擇[另存新檔],最後選擇[與SharePoint同步]。
3.在[同步處理對象]中我們可以選擇要在同步時同時產生一個新的SharePoint網站[建立SharePoint 網站]或是直接在即有的SharePoint 網站中同步工作事項[現在SharePoint 網站]。
4.以建立一個新的SharePoint 網站為例,選擇[建立 SharePoint網站]
5.接著輸入[專案名稱],建議用英文,主要的原因在於,[網站位址]處系統會自動帶專案的名稱
6.最後按下[儲存]即可,此時便會自動建立一位新的Project 網站
7.完成後便會立即產生一個專案專屬的工作網站。
8.此外,如果你所使用的是SharePoint 2013還會自動將專案與今天的日期比較,例如:下圖中是在6/21製作的,SharePoint 2013自動列出有3項任務已經延誤,並列出到期日應該是何時,此外,假設我們現在正在[分析需求]階段,系統還會自動與今天相比並列出距離該階段的到期日還有幾天,在下圖中7/9扣除6/21等於18天。
作者:游振昌顧問 MVP,PMP,MCTS,NLP,NGH

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