2011年底微軟產品經理與我討論一個產品的行銷計劃,  這個計劃的最終交付成果為一片CD,目的用於行銷活動上,  由於計劃還在評估階段,因此只是有想法, 但是否要GO/NO GO,都還沒定案也因為這樣, 這個想法並沒有實際落實…

 

隔了半年,正確時間為4/18,產品經理突然找我談這個行銷計劃,並且確定這個專案需要執行,比較趕的是,由於該產出物需要用於5/23的大型活動,因此,我一定得在5/21全部完成並且將500片交付的CD成果,送達台灣微軟公司中,如果沒辦法準時完成,該專案將宣告中止! 比較困惱的是,這片CD到底要包含哪些內容(範疇)?品質要達到怎樣水準?有多少預算可以使用(成本)?我與產品經理都還沒有達成共識!當然,為達共識,我知道,如果照PMBOK的專案管理手法來看,我應該先要收集需求,才有辦法掌握要做哪些,因此,我應該先寫一份企劃案、做個雛型,接著給產品經理(發起人)一一確認,經一段時間的逐步完善後,才能確認專案範疇,接著,根據專案範疇,我們才能預估出所需要的成本、時間以及人力資源等等,但,在這個專案中,我十分清楚,如果我接受這個專案,卻沒辦法在5/21前完成成果,專案便會中止!身為賣方的我,當然便拿不到任何費用,也因為這樣,我清楚這個專案我一定要做,但身陷時間限制以及風險極高的狀況下,我應該如何來管理這個小專案呢?

以敏捷來構思專案管理的方式

藉由敏捷專案管理,我學習到一個全新的概念,以往,我們可能先要有專案的範疇才能清楚的定義出所需的時間與成本,如果範疇不確認,這個三角形的底端就會越拉越大,時間可能會拖得越來越長,成本也有可能會越做越大,最後專案也有可能因為這樣而宣告中止,相對於,敏捷專案管理,則是根據時間與成本的限制條件來縮小專案可做的範疇。

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落實敏捷的手法

以我的專案為例:我清楚從確認要做到交出成果,我不到1個月的時間,但成本呢?為了提昇專案的效率,我與產品經理(發起人)先由預費溝通起,在實務上,我知道這個很難,因為買方通常不會說出他們的籌碼,但如果時間與成本不確認,範疇不定下來,專案將無法展開,產品經理同意我的想法,我也要求產品經理把印刷以及壓片這些成本轉嫁由我負責,一般人不喜歡這樣做,但我覺得這樣反而比較好,因為,我可以更好掌握時間與成本,同時避免多個窗口造成責任劃分不清,以及溝通管理[N*(N-1)/2]太多太複雜,總之,經過溝通後,我們總算達成共識,如此一來,我更好規劃在時間、成本的限制下,這個專案最多准許的範疇有多少!

透過工具讓我更好掌握可用時間,可別以為有這樣的限制,產品經理(發起人)一定會接受我規劃好的專案範疇,透過敏捷手法只是讓我更有效的擬定出企劃案,因此,再怎樣的專案也都還是要收集需求並確認範疇的,只是在時間的限制條件下,產品經理有多少時間可以確認?另外,雖然由4/18到5/21一共有35天,但這個專案不是我一個人來做,還包含了:網站人員需要進行設計、排版人員需要進行美編、以及要到工廠進行印刷以及壓片等等,特別是在大量印刷以及壓片前,一定都還需要產品經理再三的確認後才能進行,但他有多少時間可以確認?此外,我是專案經理我可以24小時加班工作,但工廠可不接受加班,總而言之,這個專案中的每個任務真正可用的時間是很少的,但到底多少?我需要一個有效的工具幫我規劃出來! 有些人可能覺得時間這麼少,還需要用專案工具來規劃嗎?還是只要使用Excel 就可以輕鬆搞定了!或許是,但我不以為然,我個人認為,專案工具越來不用越是不清楚軟體可為我們解決哪些問題,我曾經發表過微軟產品的Office 4.3、95、97、2000、XP、2003、2007、2010,以及Project 95、97、2000、2003、2007、2010等等,有趣的是:我發覺我到企業進行說明會或是輔導時,人們私下問我遇到的問題其實早在微軟很早的版本就已經提供了,只是大家不知道而已,因此,我時常說:電腦工具的狀況是:“不是不需要,而是不知道!”我在Project Club 專案俱樂部的[PMIS 影片學習]區分享了不少使用Project 不使用Excel 的原因,有興趣的朋友們不妨可以以上網瀏覽。

在這個專案中,我試著把所有要做的任務一一列出,由於每個資源可用的時間是不一樣的,因此,我使用Project 所提供的資源行事曆進行任務行程的調整,例如:壓片需要2個星期,但星期六、日是不會工作的,相對於規劃CD內容物的部份由我所負責,因此,我以24小時制的方式來訂定其行事曆,實際上,資源行事曆的實際應用,就不是Excel 這套試算表軟體會考慮到的,但相對於正確的專案工具軟體Project 便有提供這項功能。 經過規劃之後,我才發覺,原以為35天的專案在時間上似乎還很寬鬆,但經過規劃後才知道,原來我可用的時間只有5天這麼少!

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在這個小專案中,我善用了敏捷管理手法,並配合著專案工具順利將這個專案結案了!而台灣微軟也順利在5/23 SharePoint 大會中發送這張高達1.8 GB的[SharePoint 資源寶庫]給來參加的人員,其中光碟的背後製作故事,就在這篇文章中!

 

 

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作者:游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問

 

相關課程:敏捷團隊專案實作工作坊

   agile

近期開課時間:2019/03/30(六)

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