專 案 管 理 輕 鬆 學

微軟的專案管理軟體Microsoft Project（簡稱MS Project），在課程中，有些學員對其五花八門的方案不知從何下手，又是雲端版本，又是內部部署版本，每個版本下還有多款方案，哪種最適合公司呢？

曾有一位認真的學員在上完課後反應：

「藉由公司進修的機會來到老師的課程，聽完之後覺得老師教得很好，收穫良多，但想要申請下一次進修的機會時，卻不是很順利，該怎麼辦呢？」

在上次介紹「品質管理」的文章中，我們提到了在專案執行中要避免「品質超出客戶要求」的「鍍金」狀況。

但，企業與組織努力追求品質表現，難道不是一件好事嗎？

曾經有一位員工曾到會展中心實習，作為業務助理，負責協助業務主管接洽會場各個進駐廠商。

某天，主管來了電話，通知說要去拿一台相機，匆匆說完便很快掛斷。

孔子曾經說過：「不在其位，不謀其政。」

這句話講的是：人若擔任什麼職位，就應該負責那個職務範圍內的工作，反過來說，超出職務範圍的事情就不應該去碰觸。

籃球比賽結束前的關鍵幾秒投進的球，稱為壓哨球 (Buzzer Beat)，更戲劇性的中譯詞是｢零秒出手」，說明只要秒數還沒達｢零」，都還有轉機，但只要零秒時還沒脫手，就永遠失去最後的機會。

在這個系列中，我們分別與各位介紹跟探討了專案管理中的不同面向，每一篇的主題都十分重要，我們為了清楚地說明各個概念，將他們拆分成不同文章，分開介紹。

最近剛結束的一場久違的校內演講，這場演講的聽眾嚴格來說不能算是真正的學生，大學高年級的他們，已經有人已經開始為了謀職發愁。

在職場上，並不是只要苦幹實幹，就會得到好的結果，若是品質不過關，前面的付出也就全都付諸流水。

而對一項專案來說，成果的「品質檢驗、品質管制」也是至關重要，更會決定這項專案是否成功。

一項專案裡可能囊括不同的專案目標。這些目標屬於階段性任務，也較容易量化驗收。相較於專案目的討論的是「為何要做？」專案目標給專案經理的任務則是「怎麼達成？」。

在上一篇文章中，我們提到了當公司或組織有一些物品或技術服務等需求，但內部沒有多餘的產能或足夠的技術時，便需要進行外包與採購。

此外，也提到了如何規劃採購計畫、訂定出要選購的產品或服務，需要有怎樣的規格需求、價格預算等等，如此才能讓合格廠商的標準清楚明確。

學員在課後私下告訴我：｢因公司有提供外訓的預算，來到老師的課程，聽完之後覺得老師教得很好，收穫良多，但想要申請下一次進修的機會時，卻不是很順利，該怎麼辦呢？」

在執行專案時，總是會遇到需要向外購買物品、系統、服務或技能的時候，這時候就需要進行採購。但為什麼「採購」專案經理也需要懂？不是都有專門的採購人員負責嗎？也許會有人有這樣的疑問。

曾經收過一位學員很有趣的回饋：「專案管理好像學都學不完！」。

在崗位上兢兢業業多年，也做好份內的事，每件任務都按期完成，為何作為一位勤懇的員工，遲遲盼不來期待中的加薪？

成本管理，其實可以濃縮成簡單的一句話：「讓專案在編列的預算內完成，把錢花在刀口上。」

在上一篇文章中，我們介紹了執行專案過程中，可能會面對到各種風險，因此需要懂得如何在事前就先評估以及分析各項風險，確認機率還有影響。

在「PMP在學什麼？」系列文章中，我們談到了許多專案的規劃與執行面上的內容，包括預算與成本、人員的管控、溝通協調的工作等等。

然而，計劃往往趕不上各種變化，幾乎沒有一個專案在執行的過程中，沒有碰到意外發生。

風險門檻是什麼？

是否曾經有過在做決定前會多方考量，評估做這項決策後預期能獲取多少利益？或是『預測』這項決定可能會為你招致多少損失？

Office 2021在十月五號正式發表，之前只在Microsoft 訂閱制365版本可使用的Excel新功能函數，像是XLOOKUP、FILTER、SORT、UNIQUE、SEQUENCE、 終於正式加入在2021單次使用版上！這可是Excel的使用者放鞭炮的好事啊…

舉2個例子讓大家比較一下新版函數的差異：

「專案管理中有80％都是在做溝通。」

這句話我常在課程中提到，但這句話背後代表什麼的涵意究竟是什麼？專案經理的「溝通」有什麼特別之處呢？

提到「人力資源管理」，大家一般會先想到的是人資部門、HR，

是公司專門在處理各種與員工有關的業務的部門，似乎與「專案管理」的關係不大。

但其實，一位專業的PM也需要懂得人力資源管理！

身為一個專案經理人，在執行較大規模專案的同時，往往必須要組建一個團隊，才能夠順利完成任務。

俗話說：「好的團隊讓你上天堂，不好的團隊讓你淚兩行」，可見一個團隊的品質有多重要。