• 我們可以輕易的在Microsoft Lync 2010中計個性化的功能,包含了顯示自己的照片,告訴其他人最近所發生的事情或是心情故事,添加自己的連絡電話號碼,以便其他人可以更容易的與您連絡,甚至和許多其他的設備整合,以下為在Microsoft Lync 2010中顯示自己的照片的操作方式:
  • 我們也可以將Microsoft Outlook 做為資訊入口的平台,並且將Office 365中SharePoint Online 的清單直接與Outlook連結,如此一來,習慣使用Outlook 來收發電子郵件的使用者便可以直接在Outlook 中掌握SharePoint Online的資訊了,要完成這項需求方法為:
  • 如果我們想要檢視上傳到SharePoint 文件庫的文件,只需直接點選該文件即可,透過Office Web Apps前端用戶不需要安裝任何應用程式即可直接檢視Office 文件。  
  • 要將文件上傳到SharePoint Online 的文件庫,其方法為:
  • 透過Microsoft Outlook,我們也可以發起線上會議,讓參與會議的人員直接在線上進行會議,方法為:
  • 我們也可以把自己的電子郵件、行事曆或是連絡人等等委派給其他同仁們管理,例如:部份高階主管會將自己的行程計劃委由秘書來處理,欲達到這個目的,我們可以結合前端的Microsoft Outlook來達成,方法為:
  • 當我們外出到一些沒有網路或是無法自在收發電子郵件的地方時,我們可以將郵件設定為自動回覆,以便讓寄信給我們的人掌握我們目前的狀況,方法為:
  • 如欲新增會議邀請,其方法為:
  • 1. 首先登入到https://portal.microsoftonline.com 2. 接著輸入Microsoft Online Services ID以及密碼,再選擇Outlook 中的[收件匣]。 3. 如需撰寫電子郵件則按下[新增],或是[新增]中的[郵件]。
  • 要用Windows Phone 手機來收發Office 365的電子郵件其方法為:
  • 要將iPhone 手機與Office 365 的電子郵件帳號進行連結,其方法為:
  • Microsoft Outlook 與Office 365連結的設定是很簡單的,方法為:
  • 我們也可以將撰寫好的Office 文件直接儲存並傳送到Office 365的文件庫中,方法為:
  • Office 365提供快速設定的功能直接將Office 桌面應用程式設定成與 Microsoft Office 365 搭配使用。設定完成之後,我們便能夠從 Outlook 2007 或 2010 傳送電子郵件,同時從Microsoft Office 中直接儲存檔案至 SharePoint Online中,設定的方法為:
  • Lync 是一套可用來與其他人即時進行文字、語音或是視訊會議的訊息溝通軟體,並可以與其他人進行即時的線上會議,在開始進行即時訊息溝通前,我們需要安裝用戶端軟體,方法為:
  • 當多人需要編輯一份文件時,為避免文件編修時因為一時的疏忽而造成文件錯誤,我們可以在放置文件的文件庫中啟動[版本控管]的功能,如此一來,縱使文件編修錯誤,都還可以透過復原到上一個版本的方式救回之前的文件,方法為:
  • 我們可以根據需要分別設定用戶在SharePoint 網站中的權限,要設定用戶的權限方法為:
  • 除了套用內建的小組網站外,我們也可以根據需要自行建立更多的子網站,方法為:
  • SharePoint Online提供了一個集中化的管理網站,讓所有員工們可以更有效的與團隊成員以共用合作的方式,分享知識並以協同合作的方式完成專案的工作。 當我們的帳戶建立後,SharePoint網站便會自動產生,如果您是服務管理員,便可以建立更多的SharePoint子網站,讓資訊提供給其他同仁們共同使用。SharePoint 網站分為對外的公開網站以及對內的小組網站,當我們設定好Office 365時對外以及對內的網站也會同時建立完成,如欲登入到對外的網站則輸入原先申請的對外網址,登入後如果再選擇[會員登入]則可以登入到內部的網站: 
  • 許多企業對於安全性的要求是十分重視的,例如,當用戶透過智慧手機連接到企業電子郵件系統的時需要套用企業的安全政策。藉由Office365的Exchange Online服務,我們可以控制登入到Exchange Online的安全策略和配置。方法為:
  • 新增使用者/會議室信箱
  • 在預設狀況下Microsoft Office 365 服務所使用的網域名稱為XXXXonmicrosoft.com,但實際上,一般企業都會有自己公司的網址,因此,我們可以將自己的網域名稱整合到Office 365的服務中。新增網域之後,我們便可以使用自己網域名稱的電子郵件地址、Microsoft Lync Online 帳戶及通訊群組清單。注意:在進行這項操作時,您需要先確認以下重要事項:
  • 接下來我們將說明一般使用者如何登入到Office 365,方法為:
  • 新增單一使用者 要在Office 265中新增使用者其方法為:
  • 台灣微軟提供了免費的 Office 365 試用,從現在開始我們可以試用到試用至上市前,上市後所申請的試用帳戶則可以試用 30 天,我們可以透過以下的方式取得試用的帳戶: 
  • Office 365 是一套雲端辦公室解決方案,透過Office 365可以讓我們從任何位置存取文件、電子郵件、聯絡人,並隨時隨地的獲得最新資訊,此外,還可以與 Microsoft Office 辦公室應用軟體完美的整合,無論您是小型企業或跨國企業,從現在起,您以及員工們都可以使用熟悉的 Microsoft Office 生產力工具來進行協同合作。
  • 針對時常外出拜訪客戶的業務代表,公司希望可以有效的追蹤 每個業務人員的拜訪狀況, 也因此,主管會要求業務代表們在出差後一定要填寫客戶拜訪紀錄, 然而,為了方便業務人員工作,主管們准許業務代表們可以在不進公司的狀況, 在家中或是外部環境中以網頁的方式登入到公司的內部網站來填寫這些資料, 無論如此,這項製作[客戶拜訪紀錄表]的重責大任,又落到助理小蘭的身上了! 雖然小蘭已經學會用Microsoft InfoPath,但不同與一般表單的製作,  
  • 為了讓公司的管理制度更具體的實施,企業當然會要求員工們在請假、 出差甚至是進行活動時需要填寫一些商務表單, 以便有效的管理與分析員工的工作績效, 例如:最近市場部需要舉辦一場產品活動,在活動中需要有資訊部、業務部 以及其他部門的員工來相互支援,公司便會要求市場部相關同仁 一定要填寫工務申請單。 為了方便員工們快速填寫, 商務表單的運作當然一定以電腦化的方式來進行,更要做到用網頁便可以輕鬆填寫, 只是這項艱鉅的工作,公司希望不要花大錢外包製作, 而是由助理小蘭一個人來負責完成!  
  • 如果我們把Microsoft SharePoint Server中的網頁清單想像為一些積木元件, 只要我們有足夠的創意就可以在SharePoint 網站中建構無限的可能, 正因如此,業務助理小蘭被主管要求在SharePoint 網站中產生一個 [客戶來電紀錄系統]供所有電話業務同仁們填寫, 透過SharePoint所提供的自訂清單功能,小蘭可以輕易的完成這項功能, 到底如何辦到?很簡單:  
  • 小黃已經成功的利用Microsoft SharePoint Server的[FAST Search] 搜尋功能找到許多別人成功的專案文件,這些資料大大提昇他專案運作的效率, 但在實際運作上,他發覺有不少專案工作需要具備特殊技能的專案團隊成員才能運作, 例如:他需要至少一位懂日文的團隊成員以及一位具備有甲級勞工安全管理員執照的人, 這該怎麼辦,所幸FAST Search搜尋功能可以輕易的將人與人進行連結,  
  • 剛剛升為專案經理的小黃最近被公司要求進行一項專案, 由於以往沒有帶過專案的經驗,他正苦於不知如何開始運作, 所幸,很多資深專案經理都懂得把專案的經驗放置在電腦中, 這些貴重的資產如果好好善加利用,一定可以幫助他更有效的規劃與管理專案, 透過Microsoft SharePoint Server 所提供的[FAST Search]搜尋功能, 讓他可以輕易的由資料的搜尋到人員、專業知識、應用程式、資料庫, 也讓他可以在最短時間內收集到他人的專案經驗,到底怎麼做呢?很簡單:
  • 身為業務主管的麗莎,平常在工作時便會花不少心血在分析銷售數據上, 不僅如此,為了能夠更快更直覺的掌握市場變化, 她懂得善用Excel 的顏色管理來掌握數字的變化,然而,除了這些作法外, 她還希望還能夠以視覺化的方式來呈現報表,例如:她主要負責台灣的業務, 因此,如果可以在台灣地圖上直接顯示各地點目前的銷售數據該有多好, 正因如此,她輕易的利用Microsoft Visio 將銷售資料與地圖結合,  
  • 在公司副總的要求下,業務部同仁們都需要學會善用Microsoft Excel 來進行樞紐分析的工作,然而,讓業務主任麗莎感到困惱的是, 他需要的分析報表來至許多分散的資料庫,例如:她想分析每個產品的潛在機會, 但構成這個資料需要由產品檔、客戶檔以及銷售檔共同匯總後才能分析出來, 不僅如此每個資料檔的檔案都很大,全部匯整到Excel 中時常導致她的電腦無法負荷, 所幸透過Microsoft PowerPivot 麗莎可以很快的把分散的資料庫檔案匯整在一起, 同時,超高的效率讓她可以快速匯總上百萬筆資料,檔案大小再也不是問題! 更棒的是,操作的平台就在Excel 之中,熟悉的使用介面也讓麗莎感到十分親切, 但最重要的是,她的主管要求每個員工把分析好的報表發佈到SharePoint 環境中, 麗莎不僅也可以順利完成,同時還能夠以動態超炫的Silverlight效果來展現分析數據, 這可讓她在老板的面前受到偌大的獎賞,到底她是如何做到呢?很簡單: 
  • 在現今瞬息萬變的環境中,企業如果想要求得生存,唯有更快掌握現況, 並時時修正,才能在這詭譎多變的環境中求得生機!正因如此,身為公司副總的強生, 便時常需要在最短時間內掌握公司的訊息變化,並在最短時間內制定正確的決策, 以往的他,只能由眾多的財務報表中自行抽絲剝繭比對相關數據, 才能由眾多數字中剝離出所需的資訊。  
  • 以往如果我們想要讓團隊成員達成共識,投票是最有效的方式, 然而,如果我們以傳統的投票方式來進行不僅耗時又費力, 例如:我們需要先確認所有人都可以配合參加投票的時間, 同時在投票後還得花費一些人力成本來進行統計的工作, 這對十分重視效率的專案經理丹尼爾來說,當然不能接受, 所幸丹尼爾可以輕鬆的在SharePoint網站中建構一個?問卷?的網頁 藉此可以快速收集大家的想法並讓團隊達成共識,更棒的是, 統計的工作都可以交由系統自動完成,如何做到呢?很簡單:
  • 身為專案經理的丹尼爾清楚的了解有效的廣納團隊成員們的意見 可以讓專案運作得更加順暢,因此,他時常會利用私下相處的機會 與成員們交換彼此的意見,然而,對於駐派到外點的團隊成員, 在溝通上可能便沒辦法這麼直接了,為了可以有效的收集大家的意見, 他希望可以在他的SharePoint網站中建立一個討論看板, 以便可以讓成員們把意見反應給大家,有了Microsoft SharePoint, 他可以很容易的達到這個目的,怎麼做呢?很簡單: 
  • 在專案運作的過程免不了會有許多變數與不確定性, 正因如此,好的專案經理會將這些已發生的狀況(又稱之為議題) 加以紀錄並隨時追蹤是否該問題已經解決了,身為專案經理的丹尼爾當然也會這麼做, 同時為了讓所有專案成員們都可以掌握專案運作過程所發生的問題, 他決定建置一個網頁好讓所有專案的參與者可以在專案出現問題時第一時間內隨時回報, 透過SharePoint網站中的[議題追蹤],他可以很容易的達到這個目的, 並有效的追蹤與管理專案,怎麼做呢?很簡單: 1. 首先,由功能區中選擇[網站動作]中的[其他選項], 接著再選擇[議題追蹤],輸入此清單的名稱,並按下[建立]  2. 現在,我們可以將專案中的已發生的議題(問題)輸入到此清單中, 只需選擇[新增項目]即可  3. 其中如果我們需要加入額外的欄位,或是修改其中的[類別1]欄位的內容, 則可以在[清單工具]中選擇[清單設定]   4. 接著便可以在[建立欄]為此清單加入更多的欄位, 或是針對 類別1 的欄位進行修改  5. 例如:我們把類別1變成為 影響程度,並針對裡面的細項再區分為高、中、低, 設定完成之後按下[確定]即可   6. 現在,我們便可以以更完整的方式來輸入資料了! 7. 此外,為了更好的分析議題的現況, 我們還可以把這些資料匯出到Microsoft Visio 中成為分析報表, 只需在[清單工具]中選擇[清單]再選擇[建立Visio 圖表]  8. 如此一來,我們便可以在Microsoft Visio 中以視覺化的方式分析議題的狀況、 每個人的工作量分佈以及進行中的議題了! 
  • 專案當然是由一群人以及許多工作所構成,而每個人所負責的工作彼此之間 也可能會有前後的順序,為了有效的讓所有參與此專案的人 清楚的掌握專案中的所有工作以及每個人應該負責的職責, 丹尼爾決定建構一個SharePoint網站中的[專案工作]網頁, 藉由此網頁,他可以很快的把專案中的所有工作繪製成甘特圖, 如此一來,參與專案的每一個人不僅可以由網站中掌握專案工作的資訊, 更可以清楚的知道可能會影響他工作的前後關係,怎麼做呢?很簡單:
  • 老李是公司的資深主管,在他的帶領下每個部屬都有很好的績效表現, 正因如此,他相信公司中的每個同仁都對公司有一份熱誠, 並樂於把不錯的經驗或想法與大家分享, 因此,他希望可以在公司內建置一套Wiki維基學習網系統, 以便讓每個員工們可以把使用公司產品的心得或是電腦操作的小技巧, 甚至哪些好吃、好玩等的地點通分享給所有員工們, 總之,藉由Wiki協同創作的概念,讓所有人輕易的造訪網站 並可以輕鬆的加入、刪除、編輯所有的內容,以便透過團隊的力量讓知識於逐步完善! 所幸有了Microsoft SharePoint 2010,他可以很快的建構一個[Wiki 頁面庫], 達到他所想要的目的,怎麼做呢?很簡單: 
  • 為了鼓勵同仁們對知識分享的熱情,公司最近訂出一個新規則, 凡是熱於分享自己工作心得或是經驗者、甚至生活中的樂趣或是小道消息, 都將成為未來個人升遷或是加薪考核上一個重要的基準。 有了如此的激勵,員工們當然不會錯過, 然而,如何把自己的心得或經驗與大家分享呢? 所幸有了Microsoft SharePoint,大家可以很快的建構一個[部落格], 同時只需使用Microsoft Word,便可以輕易編輯文章並把自己的想法發佈到網站中, 到底如何做到呢?很簡單:
  • 自強是公司的售前產品業務,由於工作的需要, 他時常需要針對公司每一個產品分別製作所需的投影片,由於公司的名氣不算太大, 不免俗的他都會在簡報最前面簡單的介紹自己公司背景以及公司重要的組織架構, 然而,由於公司最近擴張的速度很快, 因此,無論是公司組織架構甚至是產品的資訊都持續的變化, 這使得他需要面臨一個很大的挑戰,例如:當他到客戶端進行簡報時, 卻發覺公司組織架構忘了更新,這個或許還好;公司產品規格忘了更新, 這可會讓他感到有一點窘況,但最糟的是,如果簡報中的產品報價沒有做即時的更新, 這可能會造成客戶在採購時的誤會,甚至導致他的工作因此而不保了!
  • 瑪莉是人事部經理,在他的工作職責中如何有效的 提昇每個員工的競爭力是他的首要任務之一,也因此,當公司預算准許下, 他會盡可能的舉辦一些教育訓練,然而,對於派駐到外點或是出差的員工來說, 時常無法享受到這些訓練的福利,為此,瑪莉希望可以建置一套E-Learning 學習平台, 同時可以讓所有同仁們,甚至是新進員工都可以隨時隨地的瀏覽學習平台的資料, 所幸有了Microsoft SharePoint,她很快的建構了一個[影片庫]網頁, 藉由影片庫的功能可以有效的把所有影片集中在一起,更棒的是, 同仁在外點瀏覽時還可以以串流的方式快速觀看,有了如此的系統, 讓員工們的競爭力大幅提昇,怎麼做呢?很簡單:
  • 阿強是公司派駐到外點的管理人員,為了有效的控管外點的狀況, 公司會要求他每週除了需要回報工作狀況外也需要把工地的現場狀況拍照寄回公司中, 讓他困惱的是:利用數位相機拍照好的照片時常因為檔案太大而造成寄送失敗, 同時,縱使成功寄送了,他的主管也困惱無法有效的 把這些分散在電子郵件中的工地現場照片有效的集中管理, 所幸有了Microsoft SharePoint,他們建構了一個?圖片庫?網頁, 並有效的集中與管理所有的外點施工照片,怎麼做呢?很簡單: 
  • 以往如果我們想要把檔案與他人分享, 我們可能會先考慮對方的電腦是否也安裝著與我們一樣相對應的軟體, 例如:當我們想要把Microsoft Word 2007的檔案給客戶時一定會先考量 對方的電腦是否同樣也有安裝Word以及為哪一個版本。 然而就丹尼爾的需求中,他希望分享應該要做到完全的開放, 才能讓大家隨時隨地存取文件並進行協同合作, 這意味著,不管對方使用哪一種瀏覽器: Internet Explorer、Firefox或是Safari , 或者不管對方的電腦有沒有安裝額外的軟體,都需要可以輕易的開啟檔案並進行存取! 所幸了Microsoft SharePoint 2010提供了Microsoft Office Web Apps的功能 讓任何人只要透過任何一種瀏覽器,便可以隨時隨地瀏覽文件並進行協作, 到底如何讓SharePoint網站做到呢?很簡單: 1. 首先,我們需要確認SharePoint 網站有下載Microsoft Office Web Apps, 如果沒有可以到下列網址中下載 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=27d81b1c-18ae-4983-8e1c-224bb747eb99&displaylang=en 2. 完成之後,前端的瀏覽器縱使沒有Microsoft Office , 無論是Word、Excel 或是PowerPoint都可以自在的在瀏覽器中瀏覽或是簡單的編輯 3. 只需選擇該文件,再選擇[在瀏覽器中檢視]即可 
  • 一般人常用電子郵件來進行溝通,但許多問題也可能會隨之而來, 像是公司中的重要機密就有可能在溝通的過程中讓人轉寄出去, 為了避免如此的問題發生,丹尼爾在執行專案時便會抱持著謹慎的態度, 所幸Microsoft SharePoint就是一套完整的內容管理解決方案,
  • 電子郵件是許多人最常用的溝通方式,但溝通時往往會遇到一些問題, 例如:檔案太大無法成功的寄送給對方,或是縱使寄送成功了, 大家來回的溝通也會導致文件有過多的版本散佈到各地,為了解決這些問題, 丹尼爾決定在SharePoint網站中建構一個[文件庫]網頁的功能, 藉由文件庫不僅可以有效的把專案運作中的文件集中管理, 更解決了以往因為檔案太大而無法利用電子郵件寄送的困惱! 如何做到呢?很簡單:   
  • 出差是許多公司司空見慣的事,特別是在外商公司工作的丹尼爾, 時常需要在出差時處理許多公司的事務,為了隨時掌握公司的現況, 他特別購買了一支智慧手機, 藉此他希望可以更有效的透過智慧手機的瀏覽器上網掌握公司的現況, 然而,一般而言,許多在電腦上可以編輯與瀏覽的檔案格式,  
  • 資訊集中化的網站管理,的確方便許多出差在外的人只需透過瀏覽器便可以輕鬆存取, 偏偏小李每次出差的地點都是一些網路慢到不行,或是根本無法上網的國家, 這使得小李時常抱怨每次出差時宛如與公司隔絕, 所有公司的公告與更新文件他都無法知道,為了徹底解決這些問題, 他在電腦中安裝了Microsoft SharePoint Workspace, 透過SharePoint Workspace 現在他可以在離線環境下 自在的瀏覽公司的SharePoint 網站,怎麼做呢?方法為:
  • 以往公司、部門甚至是專案有重要的公告需要告之相關人員時, 往往都是藉由電子郵件的方式來發佈, 但有部份訊息我們可能希望一直不斷的提醒大家並讓大家記住, 像是丹尼爾就希望他所負責的專案團隊成員們都可以隨時提醒自己重要的交付日, 他想,既然已經成功的建立了一個專案溝通平台,當然一定要好好善加利用, 因此,他想在首頁上藉由宣告以及事件來公佈重要訊息給所有團隊成員們, 有了Microsoft SharePoint,不僅可以很快滿足這個需求,  
  • 丹尼爾是一家外商公司的專案經理,身為專案經理的他,時常面對各種溝通的挑戰, 以往,大家總是習慣以電子郵件或是開會來進行各類溝通與交流, 但丹尼爾希望可以有另外一種更好的溝通方式, 新的方式不僅要做到可以有效的集中分散的溝通資訊, 更希望可以將專案的過程傳承為公司未來重要的經驗分享, 現在,他需要一個溝通平台來整合各種資訊,只是,他不是資訊人員, 更沒有額外的經費與時間請外部資源來架設網站,他該如何解決這個問題呢? 有了Microsoft SharePoint便可以很快完成這個需求,方法為: 
  • 我們可以把Microsoft SharePoint Server視為一個平台, 在這個平台中我們可以任意的加入與組合各種應用,像是:網頁、表單、清單等等, 但如果我們想要設計出各具特色的網頁或是以視覺化的方式來管理網站, 甚至在SharePoint網站中設計工作流程,沒問題!只要由網際網路中免費下載 並使用Microsoft SharePoint Designer 來達到這個目的,到底如何辦到?很簡單: 
  • 首頁是最登入到網站時最重要的畫面, Microsoft SharePoint 當然也可以讓我們好好的組合更多內容到首頁中, 實際上,首頁中的每一個元件都稱之為網頁組件, 我們想像就好比是一塊塊積木一樣,我們可以輕鬆的組合成各種我們需要的畫面, 方法為:?
  • Microsoft SharePoint 可以很容易的建置公司的入口網站, 同時也可以快速建置自己部門或是專案的網站, 無論如何,一旦網站建立完畢時,如果每一個網站的長相都是一樣, 那就太沒有創意了! 沒關係,Microsoft SharePoint讓您可以輕鬆彩妝網站,方法為:
  • 全新的Microsoft SharePoint讓我們編輯網頁 就如同在操作文書處理軟體一樣簡單, 同時也可以很快上手哦,方法如下: 
  • 當我們登入到Microsoft SharePoint時 可能會因為不同的預設網站在使用介面上會有少許的不一樣, 但操作的方式其實都是很容易上手的,我們以標準的預設網站畫面來做說明:
  • 在現今環境中,獨自一個人把專案工作或是文件製作完畢的情形可說是越來越少了! 我們可能先把文件製作完畢,再利用電子郵件寄送給另外一個人檢閱 或是交由下一個負責人繼續這份文件的後製作, 或者,也有可能把文件放在檔案伺服器中供需要的人再加以利用, 無論如何,團隊協同合作在現今企業中絕對是少不了的。  
  • 小李是資訊部的程式設計人員,美月是業務部的銷售經理,以往當美月有一個額外的資訊需求時,光是跟小李溝通便讓美月頭痛不已,怎麼說呢? 雖然美月與小李都是同樣說中文,但兩邊不同的工作領域,溝通上就好像是外星人一樣,就像最近美月需要小李開發一個公司流程系統,兩人的溝通便花費了不少時間,所幸有了Microsoft Visio,美月可以把資訊需求以流程圖的方式來呈現,而小林收到需求時還可以直接把流程自動轉換為程式,接著,他便可以很容易的繼續完成程式的撰寫工作。 不僅如此,有了Microsoft Visio這項[Microsoft SharePoint 工作流程]的功能,當流程溝通的問題解決時,程式撰寫的工作也只需簡單的幾個小時便可以立即完成,相形之下,以往需要花上近一個月的時間才可以完成的工作,現在卻可以輕易完成,工作效率的提昇也讓小李的考績加分不少,到底是如何做到呢?簡單:
  • 最近,資訊部的程式設計人員小李被公司要求開發一套企業資訊系統,由於該系統是設計給辦公室人員使用的,因此,如果使用介面製作得太粗糙可是會被抱怨的,為了避免如此的問題發生最好的方式便是在開發前先製作一個雛型再與重要的使用者溝通,然而,如果先開發出來操作者介面也是需要花費不少時間,所幸,有了Microsoft Visio他只需要簡單的用滑鼠拖拖拉拉便可以在很短時間內設計好一個操作介面並很快的與使用者溝通,這可大大的幫助他與使用者的溝通,同時也降低了未來重覆開發的風險,到底他是如何做到的?簡單:
  • 小李是一家公司的資訊部程式開發人員,最近他被主管要求把公司舊資料庫系統移轉到新的資料庫系統中,這對他來說不僅是一件極大的挑戰,讓他感到十分困擾的主要的原因在於他對原來舊系統的資料庫結構並不熟悉,更糟的是舊系統的負責人在離職時並沒有留下任何資料,使得他連原始資料庫的欄位名稱都不清楚,所幸有了Microsoft Visio 2010所提供的反向工程,可以自動的幫他把舊資料庫系統的欄位資料自動挑取出來,還會自動把有相互關連的資料圖關聯圖自動繪製出來,現在,他終於可以鬆一口氣將心力花費在全心開發新的系統了! 到底是如何做到呢?簡單:
  • 因應企業環境的需求,許多公司都可能會有對外的Internet 形像網以及對內的Intranet 公司入口網站,IT小張所處的公司也是,然而,對於身為資訊人員的小張來說,更重要的工作之一則是如何好好的管理公司的網站,因此,他希望可以把公司的網站架構以樹狀架構的視覺化方式來呈現與管理,所幸有了Microsoft Visio 2010不僅可以很快滿足這個需求,更棒的是還可以把網站自動化的整理成各種報表,例如:網站分別有多少網頁、圖片或是連結等等、每個網頁分別連結到哪裡…,甚至哪些超連結斷了,都會自動的產生一份清單,有了這項功能相信不僅讓身處於資訊部門的小張可以省下許多繪製與整理網站的時間,更讓他可以有更多的時間可以用來管理其他的事務!到底如何做到?簡單:
  • 最近公司新進了一些員工,同時在人事上也有少許幅度的變動,對於資訊部的小張來說,公司的人事異動代表者他也需要忙著調整每個人在公司環境中可以使用的電腦權限,為了有效的控管每個人的權限,公司很早便導入了AD目錄服務管理,但小張更希望AD目錄服務可以以視覺化的方式轉換為組織圖,所幸,有了Microsoft Visio 2010他可以很快的完成這項工作!到底如何進行?簡單:
  • 前一陣子資訊部的小張因為公司中的電腦設備出現狀況而被其他同仁們抱怨連連,實際上,出現問題的那段時間,他正好出差到其他分公司工作而沒有注意到總公司發生了這個狀況,為了避免未來還有如此的問題重覆發生,他很希望可以透過瀏覽器隨時掌握電腦設備的狀況,所幸,Microsoft Visio 2010不僅可以很容易的與資料庫連結,甚至還可以以顏色化來即時管理資料庫狀況,同時,Microsoft Visio的圖形資料還可以輕易的與Microsoft SharePoint Server 2010 相互整合,並輕易的把資料匯出為動態的網頁! 有了如此的功能,資訊部小張縱使出門在外也可以輕易的透過瀏覽器登入到公司的內部網站,並且即時掌握電腦設備的現況,藉此,他便可以即時的處理總公司的大大小小資訊狀況了!到底是如何做到呢?簡單:
  • Microsoft Visio 可以很容易的把圖形與資料庫同步連結在一起,因此當資料庫修改時Visio圖形中的資料也會跟著變更,不僅如此我們還可以用顏色來進行提醒,例如:當電腦圖形中的資料其更新狀況為不明時自動將圖形顏色變更為紅色警告我們,而當狀況為良好時則將圖形顏色用綠燈來表示,有了這樣的功能,IT 小張在管理電腦資訊時只需在Microsoft Visio 2010的工作表中便可以輕易的掌握所有資訊,到底怎麼做到呢?簡單:  
  • 許多公司的資訊部人員會把公司的資產紀錄在Microsoft Excel 中以便有效的管理,同樣的IT 小張也是這樣做,只是他想公司還有導入Microsoft Visio 2010,同時,他也把公司的電腦資產用視覺化來管理,如果可以把紀錄在Microsoft Excel中的資料與Visio中的視覺化圖形整合在一起便更好了!這樣的需求在Microsoft Visio 2010中的確可以很輕易的完成,實際上,Microsoft Visio 2010可以很容易的把圖形與資料庫連結在一起,因此,當資料庫修改時Visio圖形中的資料可以同步更新,到底要如何做呢?簡單:
  • 為了有效的管理公司中的大大小小資產,有些公司會直接在公司設備旁貼上一個資產標籤,接著,再把資產資料輸入到Microsoft Excel 中進行保存。同樣的,身為資訊部門的小張管理公司的所有電腦設備也是他的工作範圍,以往,他也是跟其他人一樣,會在每台電腦上貼上資產編號、CPU、記憶體、硬碟大小、購買日期、電腦使用者、維護廠商、電話等等資訊,現在的他已經懂得如何善用Microsoft Visio 2010把公司中所有電腦設備以視覺化圖形的方式來呈現了!但他更希望還可以把資產資訊,如:電腦CPU、記憶體、購買日期等直接與圖形整合在一起,藉此,他可以更有效的掌握公司中的電腦資產,所幸,只要有了Microsoft Visio 2010這些都是一件輕而易舉的事!同時,Microsoft Visio 2010還可以快速產生資訊報表,讓我們更有效的分析資產狀況,到底如何做?簡單:  
  • Microsoft Visio 2010不僅可以很快的幫助IT小張將公司中的所有電腦繪製成電腦拓樸圖,同樣的,管理電腦機房也是他很重要的工作之一,因此,他也希望可以把公司電腦機房的所有設備以視覺化的方式繪製成設備圖,所幸同樣有了Microsoft Visio 2010這些都是一件輕而易舉的事!到底如何完成呢?簡單:
  • 小張是公司中的資訊人員,管理公司的電腦是他的例行工作之一,為了可以更好的管理,他決定將公司所有的電腦以視覺化的方式繪製成文件,只是小張不是美工人員,不可能把電腦設備畫得美美的,所幸有了Microsoft Visio 2010,不但內建了許多現成的電腦圖形,繪製拓樸圖的工作也只需要簡單的滑鼠操作即可完成!到底如何做?簡單
  • 工廠的生產效率下降了 25%!這可是一件大事情,同時也是公司中極為嚴重的事,也因此,小陳被要求一定要把問題找到並有效的加以解決,現在,他急需要一個好的工具與方法來找到發生問題的各種可能問題,並一一的加以分析與排除,好在有Microsoft Visio 2010,可用來幫忙他解決這個需求…
  • 小陳是工廠的中階主管,為了有效的管控工廠中隨時可能會發生的問題,他希望可以製作一份流程圖並且清楚的讓同仁們知道一些大家可能認為沒有什麼的小問題,如何在交互影響上引發工廠的大危機,藉此,他可以更有效的提醒大家如何注意廠中的每個小問題,好在有Microsoft Visio 2010,可以很快滿足這個需求…
  • 正所謂計劃比不上變化,變化比不上一通電話,因此,當專案開始運作時,專案現況或多或少都可能無法順從人意,正因如此,身為專案經理的丹尼爾需要隨時將專案進度發佈讓主管們掌握,以往他會用Excel 的方式來進行報告,但過多的表格總讓主管們很難有效的掌握,他很想要用其他更容易且清楚的方式來與主管們溝通專案進度,所幸有了Microsoft Visio 2010提供給他許多更好的解決方案…
  • 為了隨時提醒自己與團隊成員在專案運作時的重要行程與里程碑,丹尼爾決定將專案中的重要日子標示在月曆中,並且將這份行事曆發送給所有的專案成員們,以便讓大家可以隨時提醒自己!不僅如此,他也打算把行事曆列印出來並貼在公佈欄隨時提昇自己,有了Microsoft Visio 2010都可以很快的滿意他的需求!到底如何做到?很簡單:
  • 身為專案經理的丹尼爾,隨時需要針對高階主管們匯報專案狀況,同時更需要在專案開始時讓所有成員們掌握專案全貌,為了有效的達到這個目的,以往丹尼爾都只是簡單的利用Excel 製作一個表格來向所有的主管們報告,但自從有了Microsoft Visio 2010現在他可以以更具專業的方式來將專案時程繪製成為時刻表,在時刻表中他可以把專案區分為幾個階段,每個階段的重要里程碑都可以清楚的標示出來,甚至專案中的某一個階段有太多重要的里程碑還可以將這個階段獨立成額外的時刻表,接著再加以細分,總之,透過Microsoft Visio 2010,現在丹尼爾可以以最高效的方式來匯報專案階段了!到底如何做呢?很簡單:
  • 專案經理丹尼爾已經順利的收集許多人對於他現在所負責專案的需求與期望,接著,他需要以更有組織化的方式來進行專案,藉由工作分解結構WBS的專案手法,他可以把專案工作大卸八塊、化整為零,以組織圖的方式分析每個階段需要做哪些工作,接著,再把這些工作與團隊成員們相互溝通並取得大家的Buy-in! 透過Microsoft Visio 2010,他可以很容易的把專案所需進行的工作以組織圖的方式來呈現,並讓專案工作有效的與其他專案成員們溝通,到底怎麼做?很簡單:
  • 丹尼爾是一家外商公司的專案經理,受過完整專案管理訓練的他,十分清楚專案執行的成功取決於團隊成員們是否可以Buy-in 他的做法。因此,他會在許多會議中邀請實際參與執行的專案成員,並且與他們討論如何有效的進行工作。最近,他正好被公司要求進行一項新產品的開發案,為了更好的執行,他需要先進行的第一項工作便是收集利害關係人的需求與期望! 由於這項工作不會只由他一個人來執行,收集需求的方式也有許多種,因此,他需要在一個會議中把所有會參執行這項工作的成員找來,並讓大家集思廣義把自己的想法列出,然而,如何讓大家腦袋中的想法文件化並有效的紀錄下來呢?所幸!有了Microsoft Visio 2010,只需透過腦力激盪圖的功能,便可以很快的滿意他的需求,怎麼做?簡單:
  • 漢連公司是一家中小型貿易商,隨著公司快速成長,公司召募了更多業務代表並試圖開創出更多業績,然而,正當這些業務代表在外努力的爭取訂單時,身為資深業務經理的老高卻發覺業績並沒有明顯的成長,原來,每個業務代表就好比是無頭蒼蠅一樣,只是矇著頭努力的做,卻沒有一個正確的方向,老高想:既然他可以善用Microsoft Visio 2010 把市場分析以動態的圖形化樞紐分析表來呈現,如果可以再把這些資料轉換為動態的網頁,並讓在外努力衝業績的業務們可以隨時掌握市場動向,相信一定可以對公司的業績帶來正面的幫助!
  • 老高是公司中的資深業務經理,善用電腦的他,時常會利用Microsoft Excel 的樞紐分析進行各種商業分析,因此,他的業績表現總是高人一等,最近,公司正好要舉行一場全球年會,來至分公司的高階主管也都會來參加這個活動,工作表現優異的老高也被高層要求在活動中分享他的經驗,有了如此的機會,老高當然也想好好表現一下,由於他負責的為台灣的業務,來至全球的員工並不一定知道台灣每個地名,因此,他希望把他最熟悉的樞紐分析以地圖的方式來呈現銷售狀況,並且可以結合顏色或是圖示分級讓所有人可以馬上掌握現況,有了 Microsoft Visio 2010不僅可以完全滿足他的需求,同時還幫助他在全球年會中展現出與眾不同的簡報成效,到底他是如何做到呢?簡單:  
  • 好不容易利用Microsoft Visio 2010製作好的流程資料,寄送給其他人時如果對方Visio怎麼開啟呢?這在Microsoft Visio 2010中當然不是問題,實際上,我們可以把檔案儲存為PDF讓收件者可以看到排版好的字型等完整的資訊,或者也可以另存為圖檔以保護的方式將流程資料與他人分享,不僅如此,Microsoft Visio 2010還提供了許多方式讓我們可以輕易的將流程資料與其他人分享,到底如何做?簡單:
  • Microsoft Visio 2010提供了許多功能強大的繪圖功能,這些完成的流程圖形我們當然也希望可以放置到PowerPoint中成為精湛的簡報或是Word中成為專業的報告,所幸,Visio為Microsoft Office 家族的成員,要完成這項工作當然十分容易,怎麼做?簡單:
  • 最近公司推出了不少新的產品,身為產品經理的阿昌也陸續收到了不少客戶正面與負面的回饋,為了讓未來的產品可以更符合客戶的需求,阿昌也用心的收集重要客戶的想法,甚至還到客戶端拜訪他們,然而,每個人的需求都不同,有些客戶的期望或許是另外一位客戶的厭惡,同時,目前公司所能提供的技術以及內部的文化與政策也有所不同,為了客觀的分析,阿昌希望可以透過工具有效的整理並且將客戶的心聲與公司的技術並相互比較,實際上,這樣的技術作法稱之為品質屋QFD,所幸,有了Microsoft Visio 2010他可以很快的進行這項工作!並完成這個需求,到底如何做到?簡單:
  • 馬上又要有新的產品要上市了,身為產品經理的阿昌可真是忙得天翻地覆,他除了需要製作產品手冊外,也需要製作一系統的產品比較表以及與競爭對手比較的產品戰鬥卡,由於公司沒有額外的預算可以讓他交由其他人運作,因此這些大大小小事務都得由他一個人全部包辦,阿昌很希望工具可以簡單的便能上手,因為他已經沒有太多時間來學習了!同時還得真正的快速解決他的需求,所幸有了Microsoft Visio 2010藉由?統計圖表?便有許多便利而好用的圖形可以直接套用,對他來說,所有工作都只需要簡單的利用滑鼠拖拉便可以輕鬆完成,到底他是如何做到呢?簡單:
  • 小正是工廠的技術人員,最近他收到日本的技術顧問給他的一份AutoCAD圖檔,他需要針對這份資料再加以編修,編修完畢後 還需要再同樣的把AutoCAD圖檔寄回給日本的技術顧問們,但問題來了,公司並沒有購買AutoCAD 這套軟體,光是開啟這些圖檔便讓小正困惱不已,所幸透過Microsoft Visio 2010可以很容易的匯入AutoCAD圖檔,同時還可以保留原先在AutoCAD圖檔中的圖層,不僅如此,編修好的資料也還可以再匯出成為AutoCAD圖檔,有了如此的功能,當然便解決了小正的苦惱,到底他是如何做到呢?簡單
  • 公司慢慢的步入軌道,許多雜項的工作也陸陸續續需要由身為秘書的美月來完成,像是最近便有不少客戶會到公司,其中,有一些客戶希望公司可以提供公司的地圖,正因如此,美月被主管要求要製作一份公司的電子地圖檔,同時還要把這份資料轉換為網頁,以便隨時讓客戶可以掌握,所幸,有了Microsoft Visio 2010透過[地圖與樓面規劃],美月只需簡單的利用滑鼠拖放便可以很快完成這個需求,到底他是如何做到呢?簡單:
  • 由於公司最近新進了不少員工,新員工們往往對公司的環境感到陌生,正因如此,美月被主管要求製作一份辦公室佈置圖, 以便讓新進員工們可以很快的認識辦公室的週遭環境,不僅如此,主管也希望美月可以一併把每個同仁的分機號碼顯示在辦公室佈置圖的座位上,對於不熟悉繪製工具的美月來說,被這突然而來的工作真的感到十分苦惱,所幸,有了Microsoft Visio 2010透過所提供的[辦公室配置],美月只需簡單的利用滑鼠拖拉便可以很快解決這個需求,到底是如何達到呢?簡單:
  • 隨著新月份的來臨,身為秘書的美月都會製作一份公司的月曆,同時,如果將該月份公司的重要會議或活動,甚至是某個員工的生日,都標示在月曆上,完成這份報表後,他會將會此報表張貼在公佈欄中,自從有了Microsoft Visio 2010都可以很容易的滿足美月的需求,到底他是如何做到呢?簡單:
  • 美月是一位秘書人員,他的工作便是要處理公司中的大大小小事務,最近公司招募了不少新進的員工與中高階主管,也因此,公司中的人事組織圖也需要跟著調整,由於公司中的組織圖時常會有調整的情形發生,以往美月便是用PowerPoint 慢慢的重新繪製,自從有了Microsoft Visio 2010之後,他也試著用Visio 來繪製組織圖,但他還是希望如果未來組織調整時,除了重新繪製外,還能夠有更有效的方式來完成,所幸透過Microsoft Visio 2010所提供的[組織圖精靈]可以直接匯入Excel 的資料並自動產生人事組織圖,現在,他可以把所有人事資料輸入到Excel中並讓Visio 自動轉換為人事組織圖,到底他是如何做到呢?簡單:
  • 時常演講與輔導客戶的我,時常遇到許多客戶都會說, 他們會用專案管理軟體像是Microsoft Project, 但很興趣的是,幾乎都只是畫一個唬人而錯誤的甘特圖。
  • 最近時常被人問我有關專案管理工具軟體的問題,其中像是: 有需要用Microsoft Project 來管理專案嗎? 投資這些專案管理軟體何時可以回收呢? 我也想了很久到底要如何用比較簡單的方式來回答,我想到一個比較好的例子:
  • 每回只要有許多部門需要同時運作時,彼此間的溝通問題總是比較麻煩,就像最近公司因為產品內容變更問題部門間便發生一些磨擦,為了有效的管理,負責解決這個問題的專案經理阿昌,決定用最簡單且最有效的方式:流程圖,來將每個部門的職責與角色清楚的劃分出來,有了Microsoft Visio 2010 所提供的交互功能流程圖,他可以很有效的把每個部門與流程的關係相互的串接在一起,有了一個共同的依據,部門間的溝通便顯得更加容易了!到底是如何做到呢?簡單:
  • 阿昌最近被老板要求進行一場產品行銷活動,由於這項活動需要有一些人一同參與,身為專案經理的他,為了更有效的與其他人溝通並達成共識,他希望先把整個活動規劃繪製成流程圖,如此一來,在溝通上也會顯得比較容易,透過Microsoft Visio 2010他可以快速而有效的繪製商務流程圖並與其他人溝通,這也使得他在運作專案上可以更加得心應手,到底他是如何做到呢?簡單:
  • 如果我們把企業導入專案管理,視為一場手術。 專案管理工具,就是手術中的手術刀。 這意味著專案工具,在專案管理中扮演很重要的角色。但..實務上...
  •  馬上專案會議的時間便要到了!剛剛規劃好一個新專案的雪莉也需要上台向主管們報告專案的狀況,她需要整理與撰寫許多報表以便讓主管們可以輕鬆掌握,正因如此,現在的她,每天都在忙著整理與撰寫各種專案報告,所幸有了Microsoft Project 所提供的?報表?功能,藉由現成的報表範本,她可以很快的套用在她的專案中,包含了:哪些是要徑任務、重要里程碑的時間、哪些是已經完成的任務、哪些是進度落後的任務、專案預算與現金流量、盈餘分析與超過預算的任務、每個人在專案中做哪些任務、任務以及資源的使用狀況…等等高達29種!同時,如有需要,我們還可以建立更多報表,這當然便大大降低了雪莉準備專案報告的時間,到底她是如何做到的,很簡單:
  • 規劃好的專案甘特圖除了可以列印成文件與其他人分享外,我們也可以儲存為PDF或是XPS的檔案與其他人分享,特別是有了Microsoft Project要進行這項工作更是容易,到底怎麼做?很簡單:
  •  Microsoft Project所規劃完的專案甘特圖我們當然也可以輕易的列印出來,其中配合全新Microsoft Project所提供的 BackStage View (後台瀏覽)的功能更可以讓我們設定完紙張  尺寸後直接預覽列印出來的結果,到底怎麼做?簡單:
  •  好不容易規劃好的專案甘特圖,我們可能會希望將這份時程表附在合約中成為裡面的一份重要附件,或是在簡報時加入成為一張投影片!如何將Project 製作好的各種時程表,像是:甘特圖、網路圖、資源行事曆等等與Office 文件整合呢?只要有了Microsoft Project利用複製就可以快速完成哦!到底怎麼做?簡單:
  •  當我們有2份類似的Project檔案,如果我們想要掌控到底這2份有什麼差別,相信絕不會是印出來慢慢查看!因為只要任務一多相信一定很難用分辨,所幸為了方便專案經理們可以很快的比較兩份Project文件的差別,我們可以透過Microsoft Project所提供的[比較專案]快速達到這個目的,到底如何做?很簡單:
  •   大家或許曾經聽過一句話:計劃比不上變化,變化比不上一通電話!正因專案有許多不確定因素,因此,在實際運作上專案進度或成本發生變化是再所難免的。然而,好的專案經理會把原先的規劃儲存為基準,也就是將原先每個階段計劃需要完成的進度百分比與花費情形紀錄下來,並隨著實際運作與計劃相比較,如果有差異則加以修正與改進,以便讓專案可以如期完成! 透過Microsoft Project我們可以很容易的把規劃好的專案儲存為比較基準,並可以隨時檢查專案執行時是否有照著進度來運作,到底怎麼做呢?很簡單:
  • 丹尼爾所處的外商公司每幾天都會有許多專案要啟動與執行,正因如此,公司希望有一套完整的控管與溝通平台,經過評估後,他們導入了Microsoft Project Server,這套企業級的專案管理系統。 透過Microsoft Project Server,不僅可以有效的掌握所有公司正在運作的專案狀況,還可以清楚的分析每個員工或資源在各專案的工作負載情形,不僅如此,結合數位儀表板與燈號控管,高階主管還可以很快的分析與掌握每個專案的運作現況,此外,結合專案組合管理,還可以有效的分析每個專案的投資報酬率ROI,並在有限的成本、資源或是其他條件下篩選出最佳的專案組合! 現在,丹尼爾也需要把手邊正在運作的專案發佈到Microsoft Project Server 中,並讓其他團隊成員們可以在Project Server網站中或是Outlook 中進行工作回報,到底丹尼爾要如何把專案進行發佈並進行團隊間的協同作業呢?很簡單:
  •  經過一些時間評估後,雪莉所服務的公司也導入了SharePoint,現在團隊成員們都可以一同用網站來進行協同合作,不僅如此,雪莉還希望把每個專案任務的時程都發佈到SharePoint 網站中,藉此,團隊成員們不僅可以在SharePoint 工作清單中進行任務回報,還可以把完成的文件或是需要討論的議題、風險等等都一併發佈到網站中,有了Microsoft Project專業版,她可以很容易的滿足這個需求,輕鬆的將專案任務與SharePoint 的工作清單(以條列式來顯示任務)或是專案清單(以甘特圖來顯示任務)整合,同時,當小組成員們回報進度時她也可以藉由同步更新後馬上掌握,到底如何做到呢?很簡單:
  •  製作好的時間表,丹尼爾當然希望可以很容易的E-Mail 給他的老板或是團隊成員們,同時也希望可以將時間表套用在簡報中進行報告,有了Microsoft Project他當然可以很容易的實現,到底如何做到?很簡單:
  •  馬上就要到一年一度的Kick-Off 大會了!丹尼爾也忙著準備各種專案簡報,其中,他需要在會議中向全體員工們分享目前他所負責的專案以及進度狀況,只是一些同仁以及主管們不一定都看得懂專案甘特圖,他希望可以用另外一種更簡單的圖表:時間表,來顯示專案中的重要時間點(里程碑)以及各階段的活動期間(摘要任務),如此一來,每個人都可以清楚的掌握專案中的重要資訊,有了全新的Microsoft Project他可以很容易的實現這個需求,時間表的功能也是Project 強化的一個重點,到底如何做到?很簡單: