專案工具應用與思維

專案工具是非常重要的一環,但擁有了好的專案工具也必須建立起好的管理思維,才能夠有效的整合與應用。

專案管理顧問公司將職場人需要具備的能力很簡單的區分成2大塊:『軟技巧與硬實力』。

無論是公開班或公司內訓都可以遵循這樣的模式進行,相信透過我們的專業,可以帶給您更大的收穫與成果!

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我們在前幾期曾經跟大家分享,如果善用Microsoft Excel 來進行專案管理,特別是拿來繪製專案管理中所謂的“甘特圖”!

在前二期中我們分享了如何在儲存格中填滿顏色以代表該任務所需的開始與完成時間,並提及如何再用另外一個顏色來表示,像是在下圖中,我們利用灰色代表每個任務所需的工期,並用藍色代表目前的進度狀況。

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許多人習慣性的拿Microsoft Excel 來進行專案管理,特別是拿來繪製專案管理中所謂的“甘特圖”!(PS:根據美國專案管理知識體系指南PMBOK定義,其實應該是繪製“長條圖”)

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許多人習慣性的拿Microsoft Excel 來進行專案管理,特別是拿來繪製專案管理中所謂的“甘特圖”!(PS:根據美國專案管理知識體系指南PMBOK定義,其實應該是繪製“長條圖”)

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一般人對於專案管理,總覺得高不可攀,然而在我們的身邊卻時常會有專案需要進行,從:撰寫一份報告、舉行產品活動,甚至生活中的搬家、結婚…有太多太多的專案在你我的身邊!只是你會用怎麼方式來管理專案?用頭腦?心情?還是用一個系統化的方式來運作。

 

 

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小蔡是在家工作者,他出來自行創業也已經一年多了, 他習慣用E-Mail與客戶來往,這天跟以往一樣工作著, 在郵件的標題敲著『XXX 公司某某案件議價單V5版』, 並小心翼翼的,從電腦中眾多相似的檔案,夾帶了檔案。

 

 

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2011年底微軟產品經理與我討論一個產品的行銷計劃,  這個計劃的最終交付成果為一片CD,目的用於行銷活動上,  由於計劃還在評估階段,因此只是有想法, 但是否要GO/NO GO,都還沒定案也因為這樣, 這個想法並沒有實際落實…

 

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工具在專案管理的角色,就好比是醫生的手術刀,有了工具的協助的確可以讓專案管理的導入更加順暢。然而,工具導入可成為專案管理的助力,但也可能成為阻力。

 

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時常演講與輔導客戶的我,時常遇到許多客戶都會說, 他們會用專案管理軟體像是Microsoft Project, 但很興趣的是,幾乎都只是畫一個唬人而錯誤的甘特圖。

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最近時常被人問我有關專案管理工具軟體的問題,其中像是: 有需要用Microsoft Project 來管理專案嗎? 投資這些專案管理軟體何時可以回收呢? 我也想了很久到底要如何用比較簡單的方式來回答,我想到一個比較好的例子:

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如果我們把企業導入專案管理,視為一場手術。 專案管理工具,就是手術中的手術刀 這意味著專案工具,在專案管理中扮演很重要的角色。但..實務上...

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