專 案 管 理 輕 鬆 學

我想到...之前為了考上國際專案管理師PMP...

所以一定要熟讀PMBOK(專案管理知識體系指南)，

因此，我再把這本稱之為專案經理人必看的聖經打開來複習一下，

PMBOK書上的解釋是這樣的：

工作，通常是遵循組織已有流程的重複性過程；專案：則是為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。

看到這裡不知大家是否真的有清楚的了解工作與專案的差別？

先不對這兩個名詞進行字面上的解釋

相對的，我們先分析實際工作中你是否有遇到這些狀況：

主管交待任務事項給你，並要求在何時需要完成！只是...

你手邊應該不會只有一個事情要處理，因為很多任務，因此為了擔心忘東忘西，

同時，如需要還可能要排列處理的優先順序，因此，你會想找個更好的方式來管理，這樣的狀況很多吧！！

總而言之，當遇到這個狀況你會如何處理？

有些人的選擇比較簡單：用腦袋直接記下來！

當然，也有些人覺得自己不太聰明，改由記在筆記本或是寫在便條紙上，

只是你覺得這樣的方法是最好的嗎？或許有些人會結合科技，

例如：利用手機下載APP並記在應用程式中，

或是用電腦的方式記錄到Excel 或是Outlook 等工具中...

總而言之，為了如期完成主管交辦的事項，記下這些事項絕對是對的！

剛剛的狀況中

我們描述了職場人如何使用工具來管理主管交辦的事項，

或者稱之為『工作』，通常工作會有以下的特性：

1.需要自己來完成，所以是獨立運作

2.通常會要求何時需要完成 (如果沒有完成日的要求，能拖就拖的問題一定會發生的！)

3.由於一個人不會只有一個工作，所以通常還會再根據自己的狀況調整優先順序，並選擇哪一個先做！

工作的思維如下圖所示：

接下來，我們探討一個狀況

你是否曾經遇到這樣的工作性質：

老闆交待的事項自己無法獨立一個人完成，而需要一群人一起來運作完成，

不僅如此，工作與工作之間還有先後順序，

也就是說，前面的工作如果沒完成，後面的工作便無法開始！

例如：

製作一本手冊文案，需要先完成後才能進行排版，接著才能進行印刷的工作！

你曾被要求處理如此的任務嗎？如果有！其實你遇到的是『專案』而非工作！

總而言之，專案的特性有：

1.需要由『一群人』一起來運作

2.有許多工作所構成，工作間有先後順序

3.如果前一項任務沒有完成，後面一個任務便沒有辦法順利開始，因此，工作會有真正可以進利『開始日期』的限制

4.無論任務間有多少限制，交辦的工作事項最終需完成日可能都不會變！

5.因為最終完成日不變，因此，任務需要用『工期』來表示！

專案的思維如下圖所示：

雖然很多人都知道專案這個名詞

但『工期』的概念卻不一定清楚！

實際上，由於專案『被要求完成日』不變，為了維持結果一致，

因此需要壓縮每個任務可工作的時間，又稱之為：『工作日』，

來滿足最終的日期，因此，專案中的工作任務是以『工期來估算的』！

由於工作與專案的性質不同

也因此管理的思維與科技工具的使用方式也絕對有所不同，

可惜的是很多人還是用『工作管理的思維來處理專案的工作』

最常發生的就是用Excel來管理專案

如下圖所示：該用戶用Excel 來管理專案，還在右邊加上長條圖，雖然看起來感覺很專業...

但由於專案中的任務，每一個都是輸入可以開始的時間與完成的時間，其實這樣的管理思維是錯誤的...

縱使成果似乎十分專業，但只是在做『專案繪圖』罷了！

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作者：游振昌
 ●專案管理顧問有限公司 執行長
 ●中華國際專案經理人協會 理事長 
 ●Project Club 發起人暨資深顧問