升上管理職後，許多人一定會感覺文書作業變多了，週報、月報、季報、年報，填不完的表單、簽不完的文件，尤其技術出身的主管往往很難適應這樣的轉變，所花的過渡期就會拉長。因此，有人會疑問...專案管理不是號稱80%的時間在溝通嗎?為什麼反而Paper Work的時間佔了大部分? 又是理論和現實的差異嗎?
從字面意義來看，溝通是「彼此間的意見交流，或訊息的傳遞」，原本就不單指言語對談，舉凡會議、電子郵件、電話、簡訊、報告、新聞稿，乃至標記重點的紙條，都屬於溝通的範疇，因為這些動作都是在傳遞訊息，也因此，所謂80%的時間在溝通，當然也就包含了這些繁瑣的Paper Work。
適量的文書工作絕對是必須的
文件的形成主要來自於規範的訂定，要使身處不同地方的團隊成員有效溝通，就是得讓成員們遵循相同的規則，用相同的語言交流，這也是為何文件數量往往和專案大小成正比的關係，因為隨著專案人數增加，若彼此間的溝通方式不一，很容易造成時間的浪費。
通常我們用n*(n-1)/2這個簡單的數學算式來表達溝通的數量，當一個五人專案擴增為七人時，溝通管道會由10個暴增至21個，稍有不留意，訊息很容易就會出現誤解。
若從經驗傳承的角度來看
透過文件記載的資訊容易被查詢、引用，做為下一個專案的參考依據，雖然大部分的技能必須透過實作才能融會貫通，但仍必須了解主要原理或規則，才能逐步完善，就好比絕是武功也總是有一本獨一無二的手抄秘笈。經驗傳承在實務中的最佳例子，莫過於餐飲業，我們都曾見識過夜市或小吃攤老闆驚人的記憶能力，能夠記下客戶點的每一道菜，並送到正確的桌次上，但這樣的絕活通常只能仰賴個人技藝，很難複製。但同樣的服務若透過紙本記錄、SOP，以及教育訓練，便能擁有連鎖擴展的能力。
結論
如果這些老生常談的內容都無法說服你認命接受Paper Work，那麼你至少必須想想，一個部門若失去一個專門進行Paper Work的角色，上級主管便無法在每天上班一開機時，靠幾個按鍵就掌握專案進度，因此便必須勤走基層，透過無數次打斷工程師神馳的狀態，只為了詢問幾個虛無飄渺的願景達成率。跨部門間也因為缺少文件支援，必須密集召開會議，甚至會議的結論又得透過一次又一次電話追蹤才能確認達成共識。溝通的管道增加，誤解的機率就會大幅增加，專案失敗率也增加，如此一來，你還是覺得Paper Work不值得花點時間好好處理嗎?
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作者：Victor
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