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範疇管理講的是:做對的事(Do right thing),品質管理重點則在:把事情做對(Do thing right)

簡單來說,你知道要撰寫一份工作週報,你也已經在進行,你正在做對的事情,

但工作週報的內容是否精準正確,這就是你報告的品質,內容都沒有錯的話代表品質很好,你把做週報這件事情做對了。


以一份報告為例

範疇管理管的是你應該要做些什麼內容有沒有把該做的、不該做的做的東西都做進去了?

但並不會去管你報告內容的正確與否,而我們要做一份工作報告,

可能會同時涉及了專案進度的回報(含SPI/CPI)、服務案件的數量與處理狀況、問題的分類、每個人員的產值、與上個月相比的狀況等,

所以你應該到專案管理系統去取得專案的進度與SPI/CPI,而不是用手計算;

 

要取得服務案件的資訊

你應該要上到案件管理系統去取得報表,並如實填入報告中;

人員的產值應該一樣從專案管理系統或者派工系統中取得,而不是單純的將天數*8來當成月工時,

如果你沒有從對的系統取得資料,這個資料的品質就非常堪慮了,因為錯的機率非常高。


一般我們在專案執行計畫中

會載明我們在專案過程會用什麼樣的工具,什麼樣的資訊可以從哪個系統取得,

這就是幫我們界定好取得資訊的來源,所以我們應該依循這樣的資訊取得程序來取得所要的資訊,

並分析這些資訊是否正確,針對有疑慮的點進行問題排除,如此產出的報告才會是正確且完整的。


以舉辦研討會為例

一場研討會的準備需要場地(含桌椅/燈光/音效/浴廁/地點等)、時間控制、主持人、演說者、接待人員、受邀嘉賓等都應該要貼近研討會的主題,

舉辦一場高科技的研討會,地點卻挑選在學校教室,就有點不合宜;

舉辦莊重的活動,主持人或者演說者卻有負面的形象或者不停的開黃腔,那也不恰當;

舉辦一場針對新創企業的研討會,來參與的卻都是大型企業的老闆,就顯得很突兀,

其實以上談的都是品質,因為範疇已經訂給你了,但你執行的結果卻與預期的不符合,那就必須要改進。


要把事情做的有品質

程序標準就非常重要,以寫程式為例,我們在開發上會講求先做SA/SD再到Coding工作,

Coding完要做測試,測試的程式覆蓋度要多少以上才能被驗收,這就是開發的程序;

而標準呢?我們會規定基本的Coding Style,並設計分層,將DAL與BLL切開,

大家都要依循這樣的標準進行開發,其實多數的工作只要搭配標準的程序,

並依循一定的標準就能確保一定的品質水準。

 


如果你做的事情老是錯誤百出

那就要確認你有沒有依循程序與標準了!

 

 

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作者:Gipi

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