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第94期 2024/04/13 (六)

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第10期:04/20(六)&04/27(六)

 

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第34期 2024/04/10 (三)

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現代人生活節奏緊湊,公事私事大事小事全湊在一起,

然而時間卻是上帝對所有人最公平的一件事,

不分富貴貧賤,不論地位高低,

每個人每天都只有24小時,

要如何有效利用時間成了最大的課題。

 

在專案中也是如此,PMP十大流程中,時程規劃是其中非常重要的一環,當專案進行到WBS階段時,如何讓breakdown下來的任務能如期完成,成了PM們的一大挑戰。

不論是用於個人或是工作上,筆者認為可以把握以下五大原則去管理你的任務/待辦事項:

1. 同步

你可能會把你的任務/待辦事項寫在筆記本、行事曆、記錄在你的手機或mail裡,不論你使用何種工具去記錄他們,請永遠記得「同步」這些任務/待辦事項在「同一地方」並把他們做成一個條列式的清單(to do list)。同步是為了避免有任務被遺漏掉,完成後將清單上的任務劃掉,這個小動作會讓你更有成就感喔!

2. 排定優先順序

根據同步後列出的條列式清單,接下來我們就要安排優先順序,越重要、越緊急、影響越大的優先順序是較高的,安排完後就請務實的依照優先順序執行吧!不要因為這個任務比較麻煩或是困難就跳過它,這樣的方法可以確保你在對的時間做對的事情,避免你專注在較簡單的任務,逃避較困難的任務。

3. 評估時程

當我們列完清單、安排好優先順序後,我們必須要評估每個任務我大約需要花多少時間去完成它,並將預估時間、日期寫下來,如此可幫助你知道在什麼時間要做什麼事。

4. 更新

請記得每天更新您的清單,將已經完成的任務劃掉,新增新的任務,重新排定優先順序及時程,檢視尚未完成的任務或是過期的任務,沒有review就沒有進度,唯有不斷的重複檢視,您才能確實掌握狀況,確保自己或是專案是往正確的道路上前進。

5. 告知

在你身邊的人一定會想了解你目前在做什麼、什麼時候會完成,因此請適時地告知他們或是分享行事曆給他們。

筆者在撰寫及整理這些文章時都是以最佳實務(Best Practice)的觀點出發,然而在實務上,很多時候是無法面面俱到的,就像PMBOK一樣,實務上我們會根據專案的大小去調整作法,PMBOK提供給我們的是一個準則(Guideline),幫助我們檢視自己離標準還有多遠,在此筆者整理的五大管理任務的方法也是如此,希望有志於專案管理的讀者們,皆能靈活運用所學於實務中,共勉之

整理者:專案俱樂部副站長 Sara

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