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當你開始要負責專案時,或許你已經知道且清楚專案要做的範圍,但隨之而來的變化,縱使是一位資深的專案經理,也很難保證有辦法完全掌握專案的變化,因此,改變是專案運作時,時常會發生的事。

然而,你該如何更好的管理專案範疇、團隊成員、預算和時間所造成的影響呢?這裡分享五個技巧讓你可以更好的管理專案的變化。

 

技巧1:記錄所有的改動
首先,不管變化來自於哪裡,都應該有個被記錄的地方。或許我們可以使用軟體,如:SharePoint、Project Server,使這項工作更加容易。此外,記錄可以幫助我們有份綜合的清單表,讓我們清楚的掌握到底發生什麼狀況。

提示2:評估其變化
評估所有已提交的變化。變化或許是因為有些人會一個很棒的想法,這個想法或許有人會覺得很棒,有些人則會覺得一點也不!

總之,變化會造成專案工作發生影響甚至利益的變化,你可以提出你的考慮,並將建議提供給專案發起人或是與專案有相關的利害關係人。專案發起人會

作出最後的決定,但可能還是會找你建議批准或拒絕變更。

提示3:排列優先順序
假設的變化被批准,其優先順序將會如何?這項變化而要讓你放下手邊的一切工作嗎?還是可以等待長一點的時間?你的專案團隊可以幫助你處理這項變化嗎?排列優先順序非常重要而有用,你可以用一個數字來排列變化,或許由1-5或是1-10,或許數字越大代表優先順序越高,總之,排列優先順序可以幫助你按照正確的順序規劃工作。

提示4:查看相應的計劃

更改將影響專案預算,進度,資源計劃,甚至風險和問題日誌。你需要更新變更對專案結果所帶來的改變,並與專案團隊們分享其變化的狀況,同時也需要讓他們理解為何要這麼做,以及接下來該怎麼做。

提示5:不要馬上便同意變更

在改變還沒有被正確分析前,請不要因為任何人的建議便立即進行改變!有些改變可能會在執行時才發覺原來十分困難,或者根本沒有獲得專案發起人的同意。無論如何,你可以將需要改變的需求記錄在問題日誌中,以便讓其他人可以知道。

 
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