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當專案開始運作時,我們需要各種報表來追蹤與控管專案,以下為四個最常用且重要的專案報告:

一、專案狀態報告(Project Status Report)

專案狀態報告是第一個你需要建立的報告,該報告主要提供專案運作時的各種現況,

在撰寫專案狀態報告時,你需要至少涵蓋並回答以下四個問題:

  1. 我們已經完成或是正在做專案的哪些事情?
  2. 下一個步驟我們要做什麼哪些事情?
  3. 我們遇到什麼障礙,導致無法完成專案中哪些事情?
  4. 這個專案的關鍵指標是什麼?

二、風險登錄表(Risk Register)

風險登錄表是另一個你需要建立的報告。由於風險總是潛伏在任何專案的背後,

如果我們不特別注意,專案可能因此而發生問題甚至停擺。

藉此,你應該將已識別的負面風險記錄在一張報告中,如果可以,請試著量化負面風險可能帶來的損失,

並排列優先順序,最後,你需要為這些風險提供一個『緩解措施計劃』當風險發生時更好的進行控管!

 

三、問題日誌(Issue Log)

針對專案中已經發生的事件或是問題,我們紀錄在問題日誌中,

該報告應包含了問題的描述、哪一項工作或是活動所造成的,可能造成的影響面積等等

同時,我們也需要包含處理的優先順序以及由何人所負責等等,

最後,我們也應該持續的追蹤並適時的反應目的處理的進度,例如:進行中、已完成等等。

 

四、執行摘要(Executive Summary)

Executive Summary是一個非常獨特的報告,這個報告為一個『高層次報表』,

其內容包含了:

專案執行的狀態、目前的專案效益,如SPI、CPI、未來應透過哪些『策略或是矯正措施』來提昇專案運作的效率。

我們需要以客觀及真實的角度來呈現這個報告資訊,並讓管理人員清楚的掌握原來的專案計劃以及未來專案的發展趨勢。

 

結論

不管你想要什麼,報告反映著專案現實的狀況,

身為專案經理,應該要做的是針對不同的公司、專案以及觀眾提供給他們最合適的報表。

 

專案經理需要確保的是報告很容易產生,同時,至少每週都要有更新,

你要做的是:花更多的時間掌握這些報告『告訴你什麼』,而非花時間在製作與美化報告

 

 

 

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