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●恭喜 游振昌顧問於2014/1/1經Microsoft 總部甄選再度成為全台灣唯一Project MVP 

●恭喜 游振昌顧問 經統一超商人才開發部幾度評選後,入選為唯一專案管理講師

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實務專案管理專家營課後專談



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黑暗專案管理(上) - 幾近完美的企劃者

你的記憶中,有沒有一個專案令你拍案叫絕,由衷佩服PM過人的智慧及企劃能力? 現實生活中,我們受限於工作年資與經驗,不一定有幸能親身參與那樣的專案,但在電影中,卻能找到這樣的元素。今天不談英雄,主角是個小丑,「黑暗騎士」中的大反派,Joker。小丑有什麼功績值得我們歌頌? 如果我們仔細檢視小丑所執行的專案,便可發現它滿足了專案管理九大知識(註1)中的六項,幾乎是個完美的企劃者。

 

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專案管理的軟技巧之一,再論創意

管理專案是件很繁瑣的事情,創意,絕對是不可或缺的一項軟技巧。

無奈,隨著外界日積月累的各項教育、禮儀、習俗貫注於身,以至於人們與身俱來的創意也逐漸在消失中。近日,無意間發現 glassdoor 網站在去年(2013年)由面試人分享的成千上萬面談問題之中,整理出來25題年度最讓人瘋掉的面試問題。裡面有各知名公司在各種職缺中曾經問過的問題。也許,這可以當作一個練習,看看我們的創意倒底還剩多少?

 

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專案管理之專案與計畫管理

專案是指暫時性、有目的性的工作,計畫(program)則是多個專案的組合。在嚴謹的組織裡,計畫辦公室或計畫經理負責管理與掌控各個專案及計畫的推動,在此講推動而非執行,是因為主要目的在於評估專案是否可行,是否符合公司的發展目標。

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什麼是專案管理?

什麼是專案管理?用老闆的角度來說明,是高績效的報酬,用員工的角度,是不要讓我過勞死的奢求。用討人厭的學理來說明,專案管理包含了整合、範疇、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購九大知識領域,是用來管理專案的執行,使專案能夠順利完成的技能。

 

 

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專案管理之變更管理

專案的成敗來自於哪裡? 文章內圖是根據國際專案管理學會(PMI)出版的PM Network於2012年五月份所做的調查結果(引用自專案管理雜誌2012冬季號),有37%的人認為是專案膨脹與不停變更需求所造成,這和我自己的經驗相符,專案時間或資源不夠,有很多方法可以解決(至少加班就是一種方式),但如果專案的需求不斷改變,時程、工作量也會更著變動,如果運氣不好,平常老闆的作風就是如此,那麼帶來的影響將是源源不絕的惡夢。

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專案管理之由車流breakdown談風險管理

車流崩潰(breakdown)意思是在沒有交流道、道路縮減及其他影響的情況下,單純因為車輛過多、變換車道,或部分車輛怠速所造成的塞車現象。在沒有任何瓶頸下,高速公路的車輛密度大約在80台車/公里,前後車距約12.5公尺,此為臨界密度,當超過臨界密度後,因車輛彼此距離太近,前方車輛做出一些反應時(如煞車),後方車會比前方車反應還大,並一輛一輛往後傳(註1),這個現象在大家平常等紅綠燈時就可以明顯感受到,當前方車輛煞車再加速時(例如從紅燈轉為綠燈),後方的車通常在前方車已經確定往前後才會開始加速,因此越後面的車會發現綠燈已經亮了一段時間,自己卻還沒辦法前進。

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專案管理大腦模式的切換

在小公司,或正處於小主管位階的而言,由於本身工作型態的關係,常常必須處理性質完全不同的工作,例如剛晉升的技術主管,除了一半的時間得投入coding,還要掌控團隊進度,甚至規劃、設計流程,並對上司報告,提供策略。

 

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由專案管理觀點來看面對面開會的優點

在一家大公司工作的人,想必都必須擁有優秀的的應對能力,才能處理大小的突發事件,不過現在方便的通訊軟體似乎改變了面對面開會的型態,也帶來了一些衝擊。有些人進了公司後,從來沒有離開過他們著辦公桌,我曾經與一位女士一起工作,早上八點半打開一次辦公室的門,中間可能去個洗手間一兩次,午餐也是在辦公桌上就解決,她利用電話、即時訊息或是電子郵件來處理一切公務,然後下午五點的時候打開最後一次門,因為要準備下班回家休息。

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小型公司的專案管理模式

某公司內部迅速發展同一時間增加許多專案等著被解決,公司裡沒有專案經理,所以也就沒有專案管理辦公室,所以公司就雇用了幾個專案經理:阿成、阿合、阿興、阿明,進入公司之後他們都很興奮。四人各自有不同做事風格,阿成他注重公司裡的營業額、投資利潤以及每份專案所帶來的價值,阿合的口頭禪是"夥伴開始奮鬥了!"但卻未能有策略去行事,阿興會直接點出無法使專案繼續進行的原因。

 

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專案管理之必須增強溝通技巧的五個理由

你的溝通能力有多好呢?希望你是一個善於溝通的,因為身為一個專案經理這是一項必須具備能力,你可以透過一些方式來增強自己的表達能力,在職場上,你可能需要學習如何撰寫一個企劃案,如何編列預算……等等,好的溝通技巧也是需要花時間訓練培養的,你覺得不重要嗎?這裡有五個理由讓你明白它的重要性。

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專案管理-簡單五技巧幫助你完成重要任務

將以下的方法付諸行動,你會更明白且清楚的了解專案任務的優先排序,幫助你做專案更加的順利!

 

 

 

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專案管理之成本管理

成本管理是一門複雜的學問(至少對我來說是如此),卻是專案經理想要和老闆溝通不得不練就的功力。假設績效(產值)是眾老闆們最關心的重點,那麼成本絕對是排名第二的項目,好的專案非但能開源,還能節流,替公司省下大筆預算。成本管理的第一課,是要了解實獲值管理(Earned Value Management,簡稱EVM)的概念,簡單來說,就是透過計算預計成本、預計進度、實際成本、實際進度之間的關係,來釐清專案現況,並進而預測未來還需花費的時間及資源。

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專案管理之燙手山芋

我曾發生過一件事,我才打開軟體大概三分鐘左右,它就跳出「不可預知的錯誤訊息」的對話框。其他使用者也像我一樣,剛打開幾分鐘程式就沒有回應,而且他還會要求你重新開啟瀏覽器,否則就沒有辦法使用。其他使用者都發現這宣稱經「簡單化」的使用介面難以操作,所以我不禁想「這到底是怎麼搞的!」。我最近又再次體驗到這令人厭煩的感覺,這就是為什麼我需要發洩。客戶最近提出了他們對於軟體的要求,如果我們能顧及他們的需求,那麼他們將只使用我們公司的軟體。我們以為這軟體已經夠完善了,但後來卻發現這軟體並沒有辦法運行的很好。

 

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由棒球看專案管理 (下)

好的教練能夠整合團隊,讓球隊發揮最佳的戰力,但不可否認的是,最終我們(或sponsor)還是以是否取得冠軍(或季後賽)這個績效指標來評量一個總教練的成敗。能夠獲得冠軍殊榮的球隊,通常個別戰力不至於太差,只是缺乏某些關鍵因素,例如主力球員大牌難以駕馭、傷兵多、戰術配合度不夠等等,但,一個戰力不均等的球隊,若缺乏資源(例如球隊投入交易球員的資金)挹注,我們還會記得誰曾經帶領他們前進了幾個名次?

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由棒球看專案管理 (上)

在「如果高校棒球隊女子經理讀了彼得.杜拉克」一書中,以名不見經傳的某高中棒球隊的故事來闡述管理大師杜拉克的理念,球隊女子經理運用管理知識帶領球隊改善體質,進而取得甲子園大賽資格。雖然小說內容是杜撰出來的,但以棒球作為管理教材的確是個很好的主題,因為棒球屬於團隊運動,組織中有明確分工,而每個成員也都有影響團隊成敗的關鍵行為。

 

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透過專案管理的手法,如何讓面試更好?

想要彈好琴,需要大量的練習,很少人能夠不花時間研究基礎理論,就能直接在有88個黑白交錯的鍵盤前彈出動人的音樂。但凡事總有例外:小孩能夠爬上鋼琴椅並彈出巴哈、貝多芬或是其他音樂家的曲目前奏。這些例子是少之又少的,世界上這麼多人之中,只有少數幾個才會成為天才演奏家,大多數的人必須投入許多時間來練習。歸根究底就是,不論你想要在哪方面表現優異,音樂、運動或是廚藝,你都必須投注很多的時間練習。

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如何優化你的專案管理計畫表?

我的同事有一天給我看了他的專案計劃表,裡頭有工作清單表,標了一些重要日期,但有些沒有,我就在想說,這樣的計劃表應該對他日後幫助不大。

於是我幫他加上一些細節,他很開心我能幫他,在這過程裡,我有幾度問他有些地方是否漏了些訊息,他確實遺漏一些事沒有記錄在裡面,但是他記在腦袋裡,所以以下是六項重要元素應該放進你的專案計劃表裡頭的。

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