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●恭喜 游振昌顧問於2014/1/1經Microsoft 總部甄選再度成為全台灣唯一Project MVP 

●恭喜 游振昌顧問 經統一超商人才開發部幾度評選後,入選為唯一專案管理講師

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實務專案管理專家營課後專談



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專案管理-簡單五技巧幫助你完成重要任務

將以下的方法付諸行動,你會更明白且清楚的了解專案任務的優先排序,幫助你做專案更加的順利!

 

 

 

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什麼是專案管理?

什麼是專案管理?用老闆的角度來說明,是高績效的報酬,用員工的角度,是不要讓我過勞死的奢求。用討人厭的學理來說明,專案管理包含了整合、範疇、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購九大知識領域,是用來管理專案的執行,使專案能夠順利完成的技能。

 

 

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專案管理之變更管理

專案的成敗來自於哪裡? 文章內圖是根據國際專案管理學會(PMI)出版的PM Network於2012年五月份所做的調查結果(引用自專案管理雜誌2012冬季號),有37%的人認為是專案膨脹與不停變更需求所造成,這和我自己的經驗相符,專案時間或資源不夠,有很多方法可以解決(至少加班就是一種方式),但如果專案的需求不斷改變,時程、工作量也會更著變動,如果運氣不好,平常老闆的作風就是如此,那麼帶來的影響將是源源不絕的惡夢。

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專案管理之由車流breakdown談風險管理

車流崩潰(breakdown)意思是在沒有交流道、道路縮減及其他影響的情況下,單純因為車輛過多、變換車道,或部分車輛怠速所造成的塞車現象。在沒有任何瓶頸下,高速公路的車輛密度大約在80台車/公里,前後車距約12.5公尺,此為臨界密度,當超過臨界密度後,因車輛彼此距離太近,前方車輛做出一些反應時(如煞車),後方車會比前方車反應還大,並一輛一輛往後傳(註1),這個現象在大家平常等紅綠燈時就可以明顯感受到,當前方車輛煞車再加速時(例如從紅燈轉為綠燈),後方的車通常在前方車已經確定往前後才會開始加速,因此越後面的車會發現綠燈已經亮了一段時間,自己卻還沒辦法前進。

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專案管理大腦模式的切換

在小公司,或正處於小主管位階的而言,由於本身工作型態的關係,常常必須處理性質完全不同的工作,例如剛晉升的技術主管,除了一半的時間得投入coding,還要掌控團隊進度,甚至規劃、設計流程,並對上司報告,提供策略。

 

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由專案管理觀點來看面對面開會的優點

在一家大公司工作的人,想必都必須擁有優秀的的應對能力,才能處理大小的突發事件,不過現在方便的通訊軟體似乎改變了面對面開會的型態,也帶來了一些衝擊。有些人進了公司後,從來沒有離開過他們著辦公桌,我曾經與一位女士一起工作,早上八點半打開一次辦公室的門,中間可能去個洗手間一兩次,午餐也是在辦公桌上就解決,她利用電話、即時訊息或是電子郵件來處理一切公務,然後下午五點的時候打開最後一次門,因為要準備下班回家休息。

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小型公司的專案管理模式

某公司內部迅速發展同一時間增加許多專案等著被解決,公司裡沒有專案經理,所以也就沒有專案管理辦公室,所以公司就雇用了幾個專案經理:阿成、阿合、阿興、阿明,進入公司之後他們都很興奮。四人各自有不同做事風格,阿成他注重公司裡的營業額、投資利潤以及每份專案所帶來的價值,阿合的口頭禪是"夥伴開始奮鬥了!"但卻未能有策略去行事,阿興會直接點出無法使專案繼續進行的原因。

 

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專案管理之工作的估算

在專案規畫階段,即使大部分專案管理的文書作業都忽略不看,WBS或甘特圖通常還是很重要的一項,因為有了初階的工作計畫,PM才有辦法進行後續的追蹤。既然WBS是規劃的產出,那麼勢必要有參考或估算的基準,也因為估算難免與實際狀況會有些許落差,因此才需要不斷進行監控與改善。我們常說WBS是將專案工作拆解到足以掌控的大小(例如以80小時工作量為一個工作包之單位),但如何拆解成工作包又是一門學問。

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怒海劫 - 你的專案遭遇風險挾持了嗎?

怒海劫,改編自2009年索馬利海盜挾持美國貨輪快桅阿拉巴馬號船的事件,由於事件本身就充滿戲劇性,因此在沒有大幅修改劇情的情況下,透過電影畫面的修飾,就讓人彷彿親身經歷一般。你不得不讚嘆影帝湯姆漢克的精湛演技,尤其獲救後驚魂甫定的神情,還真讓人以為他就是菲利浦船長本人,當然,某部分也歸功於導演格林葛萊斯的執導特色,大量使用了逼近真實的場景(該片拍攝的船隻為阿拉巴馬號姊妹號)、演員(劇中海盜為葉門籍索馬利亞人、片尾軍醫為真實軍醫....),甚至在拍攝海盜登船之前,飾演船員和飾演海盜的演員們也被刻意隔離不曾碰面,增添了臨場刺激感。

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專案管理之成本管理

成本管理是一門複雜的學問(至少對我來說是如此),卻是專案經理想要和老闆溝通不得不練就的功力。假設績效(產值)是眾老闆們最關心的重點,那麼成本絕對是排名第二的項目,好的專案非但能開源,還能節流,替公司省下大筆預算。成本管理的第一課,是要了解實獲值管理(Earned Value Management,簡稱EVM)的概念,簡單來說,就是透過計算預計成本、預計進度、實際成本、實際進度之間的關係,來釐清專案現況,並進而預測未來還需花費的時間及資源。

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專案管理之燙手山芋

我曾發生過一件事,我才打開軟體大概三分鐘左右,它就跳出「不可預知的錯誤訊息」的對話框。其他使用者也像我一樣,剛打開幾分鐘程式就沒有回應,而且他還會要求你重新開啟瀏覽器,否則就沒有辦法使用。其他使用者都發現這宣稱經「簡單化」的使用介面難以操作,所以我不禁想「這到底是怎麼搞的!」。我最近又再次體驗到這令人厭煩的感覺,這就是為什麼我需要發洩。客戶最近提出了他們對於軟體的要求,如果我們能顧及他們的需求,那麼他們將只使用我們公司的軟體。我們以為這軟體已經夠完善了,但後來卻發現這軟體並沒有辦法運行的很好。

 

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由棒球看專案管理 (下)

好的教練能夠整合團隊,讓球隊發揮最佳的戰力,但不可否認的是,最終我們(或sponsor)還是以是否取得冠軍(或季後賽)這個績效指標來評量一個總教練的成敗。能夠獲得冠軍殊榮的球隊,通常個別戰力不至於太差,只是缺乏某些關鍵因素,例如主力球員大牌難以駕馭、傷兵多、戰術配合度不夠等等,但,一個戰力不均等的球隊,若缺乏資源(例如球隊投入交易球員的資金)挹注,我們還會記得誰曾經帶領他們前進了幾個名次?

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由棒球看專案管理 (上)

在「如果高校棒球隊女子經理讀了彼得.杜拉克」一書中,以名不見經傳的某高中棒球隊的故事來闡述管理大師杜拉克的理念,球隊女子經理運用管理知識帶領球隊改善體質,進而取得甲子園大賽資格。雖然小說內容是杜撰出來的,但以棒球作為管理教材的確是個很好的主題,因為棒球屬於團隊運動,組織中有明確分工,而每個成員也都有影響團隊成敗的關鍵行為。

 

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透過專案管理的手法,如何讓面試更好?

想要彈好琴,需要大量的練習,很少人能夠不花時間研究基礎理論,就能直接在有88個黑白交錯的鍵盤前彈出動人的音樂。但凡事總有例外:小孩能夠爬上鋼琴椅並彈出巴哈、貝多芬或是其他音樂家的曲目前奏。這些例子是少之又少的,世界上這麼多人之中,只有少數幾個才會成為天才演奏家,大多數的人必須投入許多時間來練習。歸根究底就是,不論你想要在哪方面表現優異,音樂、運動或是廚藝,你都必須投注很多的時間練習。

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如何優化你的專案管理計畫表?

我的同事有一天給我看了他的專案計劃表,裡頭有工作清單表,標了一些重要日期,但有些沒有,我就在想說,這樣的計劃表應該對他日後幫助不大。

於是我幫他加上一些細節,他很開心我能幫他,在這過程裡,我有幾度問他有些地方是否漏了些訊息,他確實遺漏一些事沒有記錄在裡面,但是他記在腦袋裡,所以以下是六項重要元素應該放進你的專案計劃表裡頭的。

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專案管理的軟技巧之一,創意

東方人,普遍來說,缺乏創意。現代大學生,你問他,畢業後準備做甚麼?你有什麼目標?有沒有什麼夢想?十個有九個,你會得到以下答案:不知道、如期畢業、考研究所、當兵、結婚、找工作、開網路商店、環遊世界、出國念書。從小就養成習慣,好像路只有一條,久了,也就不會想了!怎辦?

 

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六個你必須在專案執行前注意的問題

能夠取得執行專案的機會是件很棒的事,而且這也代表管理部門很樂意讓你去執行新的專案。如果他們指派給你的專案是非常複雜且重要的話,就代表他們相信你能夠完成這具挑戰性的工作。不管你開始著手進行什麼樣的專案,有幾個問題是你必須先思考的;這些問題將會幫助你更有效率地執行專案,並且讓你能集中在正確的主題上。以下是六個你在執行專案前你必須先思考且了解的問題。

 

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